Penggunaan Mesin Absensi Di Era Digital

Mesin absensi semakin banyak digunakan seiring dengan kemajuan zaman begitupun dengan penggunaannya baik di sekolah, kantor, ataupun instansi lainnya. Penggunaannya dari tahun ke tahun semakin bertambah sehingga ini bisa menjadi peluang usaha yang menarik dan menguntungkan. Bagi produsen pembuat mesin absensi, selain itu bisa meningkatkan penjualannya juga membantu semakin berkembangnya usaha distributor di seluruh Indonesia.

Produsen pun semakin berlomba-lomba membuat produk inovatif dan cara menggunakan mesin absensi tersebut. Agar lebih jelasnya Anda bisa melihat pada penjelasan di bawah ini:

Pengertian Mesin Absensi

Mesin absensi ialah mesin yang diperuntukkan untuk mengetahui kondisi baik itu pekerja, siswa ataupun anggota baik dari suatu instansi maupun organisasi. Dari mesin absensi ini akan membantu untuk memberikan penilaian dengan melihat dari sisi kehadiran setiap orang untuk setiap harinya yang umumnya akan diakumulasikan dalam satu bulan.

Fungsi Mesin Absensi

Mesin absensi yang digunakan mempunyai fungsi yang sangat penting dalam pencatatan untuk:

1. Perusahaan

Perusahaan yang membayar gaji pekerja/ karyawannya dari jumlah jam kerja yang dilihat dari absensi setiap harinya yang kemuadian diakumulasikan dalam satu bulan. Maka mesin absensi menjadi benda wajib yang harus dimiliki perusahaan.

Tidak hanya itu perusahaan pun bisa melihat tingkat kedisiplinan setiap pekerja yang biasanya juga akan berpengaruh pada insentif dan penilaian kinerja masing-masing karyawan.

2. Sekolah

Sekolah menjadi tempat untuk mendidik generasi muda, sudah seharusnya bisa mendidik kedisiplinan pada setiap siswa. Di sinilah fungsi mesin absensi untuk bisa mengetahui kehadiran siswa. Tidak hanya untuk siswa bahkan mesin absensi pun sudah banyak berlaku di sekolah untuk mengetahui tingkat kehadiran guru.

Mesin Absensi Terbaik

Mesin absensi harus Anda gunakan agar lebih bisa menunjang dan lebih memudahkan pekerjaan untuk mendapatkan data yang akurat berkenaan dengan kehadiran. Mesin ini seakan sudah menjadi kebutuhan yang mendasar terutama untuk di perusahaan.

Perusahaan membutuhkan data yang akurat agar karyawan bisa mendapatkan haknya terkait pembayaran gaji. Jadi perusahaan haruslah memiliki mesin yang terbaik terutama di era digital ini sehingga pekerjaan bisa lebih cepat diselesaikan dengan sebaik-baiknya.

Saat membeli mesin absensi yang harus diperhatikan tidak hanya harga namun juga Anda harus menanyakan dengan sejelas-jelasnya mengenai cara kerja mesin. Tidak semua mesin absensi ini bisa diatur atau disesuaikan tanggal dan sistem penggajian perusahaan dengan otomatis. Jadi dari awal harus diketahui dengan baik antara fitur dan fungsi yang dibutuhkan dari sebuah mesin absensi yang hendak dibeli apakah sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Cara Menggunakan Mesin Absensi

Mesin absensi yang digunakan akan berbeda-beda antara jenis mesin absensi yang satu dan mesin absensi yang lainnya. Seiring dengan semakin majunya tingkat teknologi memberikan pengaruh yang luar biasa terutama pada perkembangan mesin absensi dan cara kerjanya.

1. Mesin Absensi Manual

Caranya penggunaannya adalah:

· Anda memasukkan kartu yang sudah disiapkan ke dalam mesin.

· Setelah itu kertas keluar dari mesin, Anda bisa melihat pada kartu akan tercetak secara otomatis baik jam dan tanggal kehadiran.

· Staf di perusahaan pun bisa mengatur warnanya sehingga bisa disesuaikan agar karyawan mengetahuinya. Apabila Anda datang terlambat atau pulang lebih awal maka jam kehadiran pada kertas bisa ditandai dengan otomatis langsung berwarna merah.

Mesin ini sudah menjadi produk lama namun sebagian perusahaan masih menggunakan jenis mesin ini. Mesin absensi manual ini dari segi perawatan tergolong lebih mudah sehingga masih digunakan sampai saat ini.

Kelemahannya adalah mesin absensi tidak bisa terhubung secara otomatis pada komputer perusahaan. Jadi saat harus menghitung gaji maka Anda harus secara manual menghitung kehadiran setiap karyawan pada komputer. Baru setelah itu bisa menghitung gaji setiap karyawan di perusahaan tersebut. Staf yang bertugas untuk mengerjakannya membutuhkan waktu lebih lama sehingga pekerjaaan menjadi kurang efisien.

2. Mesin Absensi Kartu

Cara kerjanya adalah Anda cukup menempelkan kartu milik Anda pada mesin absensi kantor/perusahaan. Sistem yang ada pada mesin sudah terhubung pada jaringan khusus sehingga bisa mengirim data kehadiran setiap karyawan dengan lebih cepat dan mudah. Kelebihan menggunakan mesin ini adalah lebih mengurangi kecurangan untuk meniru identitas menjadi lebih sulit dilakukan. Pekerjaan untuk menghitung absensi dan gaji bisa lebih cepat diselesaikan.

3. Mesin Absensi Digital

Mengikuti era digital berpengaruh juga pada mesin absensi yang digunakan. Cara kerjanya adalah dengan mengandalkan adanya PIN, dengan menggunakan kartu magnetik yang sudah disertai dengan nomor barcode. Ini menjadi salah satu mesin absensi di era digital saat ini. Mesin absensi ini bisa menjadi salah satu pilihan bagi perusahaan yang bisa Anda pertimbangkan.

4. Mesin Absensi Biometrik

Mesin ini tergolong lebih canggih karena mesin absensi telah menggunakan sensor agar data bisa lebih akurat, untuk mendeteksinya pun pada organ tubuh seseorang. Pada saat ini cara kerja mesin absensi biometrik ada yang menggunakan:

· Sidik jari atau fingerprint

· Wajah

· Suara

· Bisa juga dengan menggunakan retina mata seseorang

Pekerja atau karyawan dengan menggunakan mesin absensi model biometrik ini menjadi lebih mudah untuk mendeteksinya. Apabila karyawan hendak melakukan kecurangan lebih bisa diminimalisasi karena langsung menggunakan organ tubuh karyawan tersebut.

Kelemahan yang harus diwaspadai adalah pada proses validasi pada sebagian orang meski sudah menempelkan jari namun masih belum dapat terbaca oleh sistem. Dana yang harus dikeluarkan oleh perusahaan pun jauh lebih besar ketika membeli model mesin absensi biometrik dibandingkan mesin absensi lainnya.

Dalam perkembangan di dunia teknologi, biometrik menjadi salah satu perkembangan teknologi yang dipergunakan untuk lebih mengetahui analisa baik itu terkait fisik dan tabiat manusia.

Cara menggunakan mesin absensi ini sangat penting diketahui agar Anda tidak salah membeli mesin absensi sesuai dengan kebutuhan baik untuk perusahaan ataupun untuk sekolah. Adapun yang harus Anda perhatikan adalah:

· Harga menjadi pertimbangan ketika membeli mesin absensi sehingga sebelum membeli lakukan survei harga terlebih dahulu untuk mendapatkan harga yang sesuai dengan kebutuhan.

· Tingkat kebutuhan terutama efisiensi kerja pun harus menjadi pertimbangan karena setiap mesin mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing.

· Keakuratan data dan menghindari kecurangan yang bisa saja terjadi menjadi kepentingan terpenting bagi perusahaan karena kompensasi yang diberikan pada pekerja harus sesuai dengan kerja dan kinerja yang telah diberikan untuk kemajuan perusahaan.

Oleh karena itu, mesin absensi yang digunakan pada setiap perusahaan akan berbeda-beda. Cobalah mencari mesin absensi yang sesuai dengan kebutuhan dan penggunaannya dapat lebih membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. Tingkat kecurangan yang dapat saja terjadi di sebuah perusahaan pun harus bisa lebih diminimalisasi dengan sebaik-baiknya.