Absensi Manual Karyawan, Cara Lama Mengukur Kedisiplinan

Siapa yang tak ingin memiliki karyawan disiplin? Jika Anda adalah pemilik perusahaan, maka karyawan disiplin adalah aset berharga. Pun jika Anda bekerja di bidang Human Resources Department (HRD), tingkat kehadiran atau absensi merupakan tolak ukur paling efektif untuk melihat kedisiplinan karyawan selama bekerja di perusahaan. Nah, absensi manual karyawan adalah salah satu jenis absensi yang lazim digunakan.

Absensi secara manual meski termasuk cara lama mengukur kedisiplinan, namun masih dipraktikan di beberapa perusahaan. Ini artinya, jenis absensi ini selain punya kekurangan juga memiliki kelebihan yang membuatnya tetap diminati. Namun, sebelum kita mengenal lebih jauh kelebihan dan kekurangan absensi manual, ada baiknya kita juga mengetahui jenis-jenis absensi dari yang paling sederhana hingga paling canggih.

Tujuannya, tentu saja agar jadi bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan. Jenis absensi mana yang paling tepat dipergunakan. Karena tidak ada jaminan jenis absensi paling canggih selalu efektif dan efisien mengukur kedisiplinan karyawan, begitu juga sebaliknya. Tidak sedikit fakta di lapangan yang menunjukan jika jenis absensi sederhana, ternyata bisa lebih efektif dan efisien mengukur kedisiplinan dibanding jenis absensi yang canggih.

Ragam Jenis Absensi

Seiring berkembangnya teknologi, alat absensi bagi karyawan pun turut mengalami perkembangan. Ragam jenis absensi kini tersedia dengan kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Berikut ini jenis-jenis absensi yang ada saat ini:

1. Absensi Manual

Pengukuran tingkat kehadiran karyawan secara manual merupakan cara paling awal yang diterapkan. Cara ini terbagi dua, yakni absensi manual karyawan tanpa mesin dan menggunakan mesin atau alat khusus. Absensi manual tanpa mesin menggunakan tenaga manusia sepenuhnya dalam proses pengukuran kedisiplinan.

Modalnya cukup selembar kertas berisi nama-nama karyawan dan keterangan waktu kehadiran. Kertas ini kemudian dipegang oleh seseorang yang ditugaskan memantau kehadiran karyawan. Mencatat secara langsung kehadiran karyawan, termasuk mencantumkan jam berapa karyawan itu hadir. Biasanya pencatatan ini dilakukan sebanyak dua kali dalam sehari, yakni pada saat jam masuk dan keluar kerja.

Ada pun pencatatan manual menggunakan mesin (biasa disebut mesin absensi ceklok), mengandalkan pencatatan secara otomatis tanpa kehadiran seseorang yang ditugaskan untuk memantaunya. Caranya, setiap karyawan memiliki kartu absen yang dimasukan ke mesin ceklok saat datang maupun pulang kerja. Kemudian oleh mesin ceklok, kartu yang dimasukan itu akan dicetak waktu kehadiran atau kepulangan secara real time. Jika karyawan tersebut telat maka mesin ceklok akan menandainya secara khusus. Biasanya menggunakan tinta merah sebagai informasi karyawan itu telat masuk kantor.

2. Absensi Digital

Jika sistem absensi manual dilakukan secara analog, maka sejak tahun 1970-an, diperkenalkan sistem baru dengan metode digital. Mesin absensi digital dirancang tanpa menggunakan media berupa kertas dan tinta seperti pada mesin absensi manual. Sebagai gantinya, setiap mesin digital dilengkapi tombol (berisi nomor dan abjad) dan layar digital. Karyawan cukup mengetikan password tertentu saat hendak masuk dan pulang kerja.

Penggunaan mesin absensi digital ini memiliki keunggulan dalam hal pengolahan datanya. Karena data yang masuk berupa digital, maka bisa diproses langsung oleh komputer tanpa membutuhkan proses input data secara manual. Pengolahan data pun lebih efisien, termasuk ketika akan dilihat atau diakses langsung oleh pengambil kebijakan perusahaan.

Hanya saja mesin absensi digital termasuk tidak praktis digunakan bagi karyawan. Mengapa? Karena karyawan harus meluangkan waktu untuk mengetik password ketika absen. Password ini bisa berupa nama karyawan tersebut, jabatannya, identitas personal yang mengacu pada Nomor Induk Pegawai atau Karyawan (NIP/NIK) atau angka-angka tertentu (PIN).

3. Absensi Magnetic Card

Cara kerja mesin absensi magnetic card hampir sama dengan mesin absensi digital, yakni sama-sama berbasis digital. Ada pun bedanya terletak pada media yang digunakan. Pada mesin absensi magnetic card, setiap karyawan memiliki kartu khusus atau ID card. Kartu ini kemudian digesekan atau dimasukan ke mesin absensinya. Jadi, mekanisme kerjanya serupa seperti kartu ATM atau kartu kredit.

4. Absensi Biometrik

Menyikapi kekurangan dari absensi secara digital atau magnetic card, yang tidak praktis digunakan, maka dikembangkan absensi biometrik. Jenis absensi ini menggunakan media berupa bagian tertentu dari tubuh manusia sebagai cara identifikasi. Bagian tubuh tersebut berupa sidik jari, mata (retina atau iris mata), muka, dan suara. Absensi biometrik sangat praktis digunakan. Karyawan tidak perlu mengetik password tertentu atau menggesekkan kartu absensinya. Jenis absensi ini juga meminimalisir kecurangan ‘titip absen’. Bentuk kecurangan yang lazim terjadi pada praktik penggunaan absen manual atau digital.

Dari beragam jenis absensi biometrik, absensi fingerprint termasuk sering dipilih. Jadi idola karena absensi menggunakan sidik jari sebagai pola identifikasinya ini, dinilai paling praktis dibanding absensi-absensi biometrik lainnya. Karyawan cukup meletakkan jempolnya ke alat pemindai sidik jari, dan dalam hitungan detik proses absensi sudah selesai. Selain praktis, absensi fingerprint juga termasuk paling murah biaya pengadaan dan perawatannya dibanding absensi menggunakan retina, iris mata, suara, atau muka (face recognition).

5. Absensi Online

Nah, absensi jenis ini termasuk paling baru ditemukan dan mulai banyak yang meliriknya karena dianggap paling efisien. Absensi online dikembangkan berdasarkan jaringan internet, sehingga karyawan dapat melakukan absensi di mana saja. Jika jenis absensi lain mengharuskan karyawan tersebut datang ke kantor atau tempat di mana mesin absensi dipasang, maka absensi online bisa dilakukan sepanjang ada koneksi internet. Hal ini tentu sangat mempermudah karyawan yang pekerjaannya lebih banyak bergelut di lapangan. Misalnya karyawan di bagian marketing atau event, akan sangat merepotkan dan membuang-buang waktu bila ke kantor hanya untuk absen dan kemudian kembali lagi ke tempat kerjanya.

Apalagi dengan perkembangan smartphone atau ponsel pintar yang membuat pelaksanaan absensi online jadi semakin praktis. Perusahaan yang menerapkan sistem absensi ini, tidak perlu membeli mesin absensi tertentu. Hanya bermodalkan software khusus untuk absensi online, dan kemudian diinstal ke setiap smartphone karyawan. Kelebihan lain, biaya yang dibutuhkan tidak besar. Harga software absensi online berlisensi tidak begitu mahal, dan tanpa ada tambahan biaya apa pun setelahnya. Bahkan bila di perusahaan tersebut memiliki SDM yang piawai di bidang IT, bisa ditugaskan membuat software khusus untuk absensi online. Satu-satunya kekurangan jenis absensi ini, jika jaringan internet tidak ada atau ada masalah pada smartphone karyawan, maka absensi tidak bisa dilakukan.

Semoga dengan mengetahui beragam jenis absensi yang ada saat ini, termasuk kelebihan dan kekurangannya, dapat memperkaya wawasan Anda. Jika dihadapkan pada kondisi harus memilih jenis absensi yang paling efektif dan efisien, Anda tidak perlu bingung. Apakah akan memilih menggunakan absensi manual karyawan, atau jenis absensi yang lainnya. Semua keputusan itu pastinya telah melalui pertimbangan yang matang.